Contabilidad básica para pequeños negocios: 10 pasos para poner en marcha tu startup

Este es un guest post por Kendra Murphy, de Bench Accounting.

Estas a punto de lanzar tu tienda en línea (o quizá ya lo hayas hecho) - ¡Felicidades! Toma mucha perseverancia y pasión llegar hasta este punto. Sin embargo, como bien sabes, tener un negocio siempre es tener una lista de deberes que cumplir en aumento, junto con aquellas necesidades que constantemente debes satisfacer. Con el lanzamiento, necesitarás realizar las tareas contables inherentes a ser dueño de una tienda. Esta lista de 10 pasos contables que un pequeño negocio debe cumplir te dará confianza de saber que has cubierto tus bases y estás listo para pasar al siguiente elemento de la lista de cosas por hacer del negocio.

1. Abrir una cuenta bancaria

Después de haber registrado legalmente tu negocio, vas a necesitar un lugar para guardar los ingresos de tu negocio. Tener una cuenta bancaria separada mantiene el registro continuo de tus ingresos y te hará la vida más fácil cuando llegue el momento de ver los impuestos. Ten en cuenta que las asociaciones LLC y las empresas están legalmente obligadas a tener una cuenta bancaria para sus negocios. Los empresarios individuales no necesitan por ley tener una cuenta separada, pero sin duda recomendamos que lo hagan.

Comienza por abrir una cuenta de cheques comercial, y luego cualquier cuenta de ahorro que te ayude a organizar los fondos y plan de impuestos. Por ejemplo, configura una cuenta de ahorro y guarda un porcentaje de cada pago como tu retención de impuestos personal. Lo siguiente será considerar tener una tarjeta de crédito empresarial para comenzar a construir el crédito de tu negocio. Se requiere que las corporaciones y sociedades de responsabilidad limitada LLC utilicen una tarjeta de crédito separada para evitar mezclar ganancias personales con los activos del negocio.  

Antes de hablar con el banco que hayas elegido para abrir tu cuenta, haz bien tu tarea. Busca cuentas empresariales y compara su estructura de comisiones. La mayoría de las cuentas de cheques de negocios tienen tasas más altas que la banca personal, así que presta mucha atención a lo que vas a adquirir.

Con el fin de abrir una cuenta bancaria empresarial, estás obligado a tener una razón social o nombre de la empresa, que por lo general debe estar registrada en tu estado. Consulta con tu banco en particular por los documentos que debes llevar a la cita.

2. Dale seguimiento a tus gastos

La base de un negocio sólido es mantener siempre el seguimiento de tus gastos de manera efectiva. Es un paso crucial que te permite monitorear el crecimiento de tu negocio, tus finanzas, así como tus gastos deducibles, preparar tus impuestos y ver cómo es que esos impuestos te regresaran algo.

Desde el principio, debes establecer un sistema de organización mediante recibos y otros registros importantes. Este proceso puede ser simple y de la vieja escuela (tenerlo en FiloFax), o puedes utilizar un servicio como Shoeboxed. Para los propietarios de tiendas en Estados Unidos, el IRS no requiere que guardes todos los recibos de gastos menores a $75.00, pero es un buen hábito.

Existen cinco tipos de recibos a los que debes prestarles atención:

• Comidas y entretenimiento: Tener una reunión de trabajo en un café o un restaurante es una buena idea, solo asegúrate de documentarlo. En el reverso del recibo, escribe quien estuvo en la reunión y el propósito de la comida.
• Viaje de negocios: El IRS o CRA no aceptan mucho este tipo de actividades. Afortunadamente, tus recibos proporcionan una prueba en papel de las actividades de tu negocio.
• Gastos de vehículo: recuerda en dónde, cuándo y cómo utilizaste tu vehículo para el beneficio del negocio, y aplica un porcentaje de uso del vehículo a los gastos relacionados.
• Recibos de regalos: Para regalos como tickets de un concierto, no importa si la persona que compra el regalo va al evento con el que va a recibir el regalo. Si lo hace, entonces el gasto se clasifica como entretenimiento, más que un regalo. Anota todos estos detalles en el recibo.
• Gastos de oficina: Similar a los gastos de los vehículos, necesitas calcular el porcentaje de estos gastos si tu casa es utilizada para negocios, y posteriormente aplicarlo a los gastos relacionados.

Comenzar tu negocio en casa es una buena manera de mantener bajos tus costos, además de que podrás calificar para algunas exenciones fiscales. Serás capaz de deducir gran parte de los gastos de tu casa que se utiliza para el negocio, como tu conexión a Internet, teléfono celular, y transporte hacia y desde los lugares de trabajo, así como las gestiones comerciales. Cualquier gasto que se utilice de manera personal y en parte para la empresa debe reflejar el uso mixto. Por ejemplo, si tienes un teléfono celular, puede deducir el porcentaje que utilizas del dispositivo para negocios. Las casetas y la gasolina son 100% deducibles, sólo asegúrate de mantener todos los registros y  un registro de tu recorrido de negocio (a dónde vas y el propósito del viaje).

3. Desarrolla un sistema de almacenaje de registros

Antes de establecer un almacenaje de registros, es útil entender exactamente a qué te vas a enfrentar y cuál es la diferencia con un sistema de contabilidad. El almacenaje de registros es algo que se hace de manera diaria, procesando el registro de las transacciones, categorizándolos y prestando atención a lo que tu cuenta bancaria requiere.

Todo el proceso de contabilidad hace que un negocio progrese y tenga sentido al momento de recopilar datos e información de registros, para construir cimientos financieros.

Como dueño de un nuevo negocio, vas a necesitar determinar qué método utilizar:

1. Puedes elegir un proceso DIY y utilizar un software como Quickbooks o Wave. DeE manera alternativa, puedes utilizar Excel.
2. Tienes la opción de utilizar un almacenaje de registros local o en la nube, como Bench Accounting.
3. Cuando tu negocio es lo suficientemente grande, puedes optar por contratar a un contador para que se encargue del tema.

Con tantas opciones en el mercado, asegúrate de encontrar la solución que requieras.

4. Establece un sistema de nómina

Como propietario de una tienda en línea, probablemente te des cuenta que es un espectáculo de una sola persona. Sin embargo, tal vez necesites contratar a un empleado de tiempo parcial para que te ayude a encontrar a la persona que te haga el logo, por ejemplo. Necesitas establecer si ese individuo es un empleado o va a actuar como freelance. Para tus empleados, tendrás que decidir la nómina y asegurarte de que estás reteniendo los impuestos correctos. Para los freelance, asegúrate de realizar un seguimiento de cuánto le estás pagando.

5. Investiga los impuestos de importación

Dependiendo de tu modelo de negocio, quizá quieras planear comprar e importar recursos de otros países para venderlos a través de tu tienda. Cuando importas productos, estarás sujeto a impuestos y obligaciones. Existen honorarios que tu país impone a las mercancías entrantes. Tomate el tiempo de aprender acerca del tema de importar productos. Además, si vas a importar bienes, por lo general sabes cuáles son las reglas. Duty Calculator te puede ayudar a estimar lo que requiere tu negocio, como planes y costos.

6. Determina cómo te van a pagar

Cuando las ventas empiezan a surgir, necesitarás una manera de aceptar los pagos. Si eres propietario de una tienda en Shopify, puedes recibir pagos por PayPal y Conekta, que aceptan pagos con tarjeta de crédito (Visa, American Express y Mastercard). Esto te ahorrará la molestia de crear una cuenta de comerciante.

7. Establece procedimientos de impuestos de venta

El mundo del comercio electrónico ha sacudido a las regulaciones de impuestos, y se ha admitido una confusión de ubicación. Cuando un cliente entra en una tienda física, pagan el impuesto sobre las ventas de cualquier estado o provincia, sin importar si viven en esa ciudad, o si están visitando desde el otro lado del mundo. Sin embargo, cuando vendes en línea, estás vendiendo a menudo a clientes que viven en diferentes estados/provincias, e incluso países.

Vender a clientes internacionales puede ser más fácil que las ventas nacionales, ya que a menudo no es necesario cobrar el impuesto sobre ventas a los clientes de otro país.

8. Determina tus obligaciones de impuestos

Las obligaciones de impuestos dependen de la estructura legal de tu negocio. Si eres un solo empleado, asociación, LCC, se declaran ingresos de negocio en su declaración personal de impuestos. Las corporaciones, por otra parte, son entidades de impuestos por separado y se gravan de forma independiente a los propietarios. Los ingresos de la corporación se gravan como un empleado.

Los trabajadores independientes tienen que retener los impuestos de sus ingresos, y remitir éstas al gobierno, en lugar de la retención del empleado que normalmente llevaría a cabo

9. Calcula los márgenes brutos

Mejorar el margen bruto de tu tienda es el primer paso para generar más ingresos en general. Con el fin de calcular el margen bruto, necesita saber los costos incurridos para producir su producto. Para entender esto mejor, vamos a definir rápidamente tanto Costo de Ventas y el margen bruto.

Costo de bienes vendidos (COGS por sus siglas en inglés): Estos son los costos directos incurridos en la producción de los productos vendidos por una empresa. Esto incluye tanto los costos de materiales como la mano de obra directa.

Margen bruto: Este número representa el total de ingresos de ventas que se mantiene después de que el negocio incurre en todos los gastos directos para producir el producto o servicio.

He aquí cómo puedes ir sobre el cálculo de margen bruto:

Gross Margin (%) = (Revenue - COGS) / Revenue

La diferencia entre la cantidad que se vende de un producto y lo mucho que la empresa realmente se lleva a casa al final del día es lo que determina su capacidad para mantener sus puertas abiertas.

10. Constantemente revalúa tus métodos

Cuando inicies por primera vez tienes la opción de utilizar una simple hoja de cálculo para administrar tus libros, pero a medida que crezca tu negocio, vas a tener que considerar métodos más avanzados como Quickbooks o Bench. A medida que tu negocio siga creciendo, es bueno volver a evaluar la cantidad de tiempo que pasas en tus libros, y lo mucho que el tiempo está costándole a tu negocio. La solución de contabilidad significa que puedes invertir más tiempo en el negocio de la contabilidad, y potencialmente ahorrar el dinero del negocio. ¡Ganar-ganar!

Conclusión

Comenzar un negocio puede ser un proceso abrumador, pero si sigues esta lista, tendrás las finanzas de tu nueva tienda en orden desde el principio. Desde la apertura del tipo de cuenta bancaria para determinar cuánto va a traer por producto, todas estas tareas contribuirán al éxito de tu negocio, a medida que crece.

Acerca del autor

Este post es traído por Bench, el almacén de registros que te permite mantener en orden y en fácil acceso a tus recursos, de manera elegante gracias a un software que hace los libros por ti.