21 Praktische timemanagement tips voor ondernemers

Timemanagement is simpelweg het slim indelen van je tijd over verschillende taken. Hierdoor werk je niet alleen productiever, maar houd je ook meer energie over. Voor de meeste ondernemers is dit absolute noodzaak.

Als ondernemer heb je veel ballen hoog te houden: goed met je tijd omgaan is dan ook cruciaal om al je to do’s af te vinken. Timemanagement draait niet om harder werken, maar om slimmer werken. Shopify heeft bij experts naar de best practices gevraagd en de beste tips voor je verzameld. 

Timemanagement tips

1. Je to-do’s op een post-it

Om je tijd beter in te kunnen delen, moet je eerst weten waar je je tijd aan besteed. Er zijn tegenwoordig allerlei apps die je hiermee kunnen helpen. Toch werkt een simpele aanpak voor mij het beste, zoals de aanpak van Marc Andreessen.

Pak een klein kaartje van A7 formaat (of een post-it) om je belangrijkste taken voor de dag op te schrijven. Noteer op de achterkant alle 'onverwachte' klusjes die wellicht tussendoor kunnen komen – want die zijn er altijd. Aan het eind van de dag kijk je wat je hebt kunnen doen van je oorspronkelijke lijst en wat extra werk erbij is gekomen. Het is prima om af en toe iets extra’s op te pakken, maar als je dagelijks je belangrijkste taken niet af krijgt, is het tijd om je planning aan te passen. 

— Adam Rogers, Content Manager Shopify

2. Stel een dagelijkse planning op

Mijn ervaring? Als ik iets niet in mijn agenda zet of vergeet in te plannen, komt het er vaak ook niet van. Ik vind het handig om mijn werkdag in blokken op te delen. Zelfs dingen in mijn vrije tijd, persoonlijke projecten en klusjes krijgen een plekje in m’n planning. 

Grote doelen of projecten breek ik op in stukjes van kleine, dagelijkse taken. Iedere taak probeer ik binnen een uur af te ronden. Duurt een taak langer? Dan heb ik het waarschijnlijk niet klein genoeg gemaakt en splits ik het verder op.

Ben ik eerder klaar op een dag? Dan is de verleiding groot om alvast vooruit te werken. Toch doe ik dat bewust niet. Het klinkt misschien gek, maar het helpt me om scherp en gemotiveerd te blijven voor de volgende dag. Zo voorkom ik dat ik mezelf overwerk en begin ik elke dag fris. Bovendien voelt het veel beter om taken helemaal af te maken dan om met half werk te stoppen en er de volgende dag weer mee te beginnen.

Timemanagement betekent voor mij ook vooruitkijken. Daarom gebruik ik het laatste halfuurtje van mijn werkdag om de volgende dag vast in te plannen. Zo weet ik ‘s ochtends meteen waar ik aan toe ben en kan ik gelijk aan de slag.

— Tim Bourquin, ondernemer

3. Zorg dat je de juiste prioriteiten hebt & vraag om hulp

Heb je een goed overzicht van je prioriteiten, zowel op privé- als zakelijk vlak? Zet deze prioriteiten dan bovenaan je lijstje en geef ze een vaste plek in je agenda. Andere zaken plan je eromheen of laat je vallen als het echt niet past. 

Overweeg om een assistent in te schakelen voor het managen van je agenda en routinetaken. Dat klinkt in eerste instantie misschien overdreven, maar het kan je werk een stuk efficiënter maken. Je assistent houdt namelijk je planning bij en neemt klusjes over, zodat jij je kan richten op de belangrijke zaken. Zo werk je productiever, houd je overzicht en heb je minder stress.

— Elizabeth Grace Saunders, Time Management coach

4. Taken bundelen

Begin je dag niet met het blindelings afwerken van je to-dolijst. Neem eerst even de tijd om al je taken te bekijken. Zet dan vergelijkbare klusjes bij elkaar. Denk aan telefoontjes, financiën, netwerken, administratie of creatieve to-do’s.

Als je dezelfde taken achterelkaar doet, hoef je niet steeds je hele denkwijze om te gooien. Zo kom je sneller in het ritme en gaat alles soepeler. Ook zul je merken dat je vaak sneller klaar bent, omdat je je kunt focussen op één soort taak tegelijk. 

— Stephanie L.H. Calahan, oprichter Calahan Solutions Inc.

5. Vermijd multitasken

Tegenwoordig hebben we standaard tijd tekort. Door internet en social media gaat alles in een sneltreinvaart: het nieuws lezen, contacten onderhouden, je klanten te woord staan. Maar dit heeft ook een keerzijde: we zijn hierdoor gaan denken dat we van alles tegelijk moeten doen. 

Uit onderzoek van de American Psychological Association blijkt dat multitasken helemaal geen tijdwinst oplevert. Sterker nog, het haalt je uit je focus, verhoogt je stress en het maakt je minder productief. 

Volgens een studie van Stanford is multitasken ook nog eens slecht voor je geheugen, zowel op korte als lange termijn. Door steeds te wisselen tussen verschillende klusjes wordt het moeilijker om dingen te onthouden en kun je je later niet meer herinneren wat je precies gedaan hebt. 

Neuroloog Daniel Levitin geeft aan dat het constant wisselen van taak behoorlijk vermoeiend is. “Na een paar uur multitasken voel je je vaak uitgeput en kun je je moeilijk concentreren. Logisch, want de stoffen in je hersenen die je nodig hebt om scherp te blijven, zijn na al dat geswitch tussen taken simpelweg op.” 

6. Geef jezelf een tijdslimiet

Verdeel grote projecten in kleine taken en geef jezelf een tijdslimiet voor elke specifieke taak, Ja, zelfs voor klusjes van maar vijf minuten. Zo houd je overzicht en grip op je planning. 

Door van tevoren te bedenken wat je precies gaat doen en hoeveel tijd je ervoor uittrekt, weet je ook precies wanneer je klaar bent en wanneer een taak écht afgerond is. Elke keer dat je iets afvinkt krijg je een ‘dopamine shot’ in je hersenen dat je scherp en gemotiveerd houdt. 

Zonder zo’n aanpak begin je vaak zomaar ergens aan. Voor je het weet ben je uren bezig, zonder het gevoel dat je iets bereikt hebt. Met een duidelijk doel en tijdslimiet weet je waar je naartoe werkt en voorkom je dat je dag aanvoelt als één lange, saaie zit. 

— Dr. Sahar Yousef, cognitief neurowetenschapper

7. Neem regelmatig pauze 

Regelmatig pauze nemen maakt je productiever. William S. Helton, professor in toegepaste cognitieve psychologie, heeft het bewezen: het inlassen van korte pauzes verbetert je concentratie. Ideeën voor pauzes zijn:

• Neem elke 25 minuten een pauze van 5 minuten; sta op van je bureau en geef bijvoorbeeld je planten water.
• Neem elke 50 minuten een 10 minuten pauze; ga een blokje om.
• Werk 90 minuten en neem een pauze van 15 tot 20 minuten; zet koffie of thee en zorg dat je echt even weg bent van je scherm.

In zijn onderzoek liet hij twee groepen studenten 45 minuten lang spoorlijnen op een scherm bekijken. De ene groep moest non-stop doorwerken, de andere groep kreeg halverwege vijf minuten pauze. Wat bleek? De pauzerende groep deed het daarna een stuk beter (ongeacht wat ze in hun pauze deden).

Maar let op: niet elke pauze is even effectief. Volgens Psychology Today kun je beter helemaal weg van je beeldscherm en telefoon. Maak een wandeling of doe een korte work-out. Iets wat je ogen en hersenen even rust geeft. 

Wil je de hele dag scherp blijven? Maak pauzes een vast onderdeel van je dag en je zult merken dat je een hoop productiever wordt. 

8. Focus op één taak per keer

Je tijd slim indelen is een goed idee, maar het werkt alleen als je je aandacht erbij houdt. Zelfs als je netjes tijd inplant voor een klus, maar ondertussen met andere dingen bezig bent, gaat het waarschijnlijk niet zo snel als je had gewild.

Echt focussen betekent dat je zowel interne als externe prikkels zoveel mogelijk vermijdt. Het komt erop neer dat je bewust kiest om één ding tegelijk te doen. Zo’n ‘single-tasking’ aanpak zorgt ervoor dat je sneller werkt en betere resultaten boekt. 

Probeer dus echt je aandacht op één taak te houden. Zet je telefoon op stil, sluit overbodige tabbladen en zeg eens ‘nee’ tegen dat praatje bij de koffieautomaat. Je zult zien dat je veel meer voor elkaar krijgt.

9. Slim organiseren

Goed georganiseerd zijn is ‘key’ tot succes, aldus Jennifer Verdolin, universitair docent aan de Universiteit van Arizona. “Uit onderzoek blijkt dat rommel je afleidt en je concentratie verstoort.” Verdolin vertelt zelfs over voorbeelden van dieren: zo houden mieren en bijen hun omgeving netjes om efficiënter te kunnen werken. Ook vogels die hun nesten goed organiseren zijn vaak succesvoller in het grootbrengen van hun jongen. 

Maar organisatie gaat verder dan een opgeruimd bureau. Het gaat ook om een opgeruimd hoofd. Dat betekent: goed nadenken over wat wel belangrijk is en wat niet. Anders dan bij het groeperen van vergelijkbare taken (zoals in tip 4), gaat het hier om het stellen van prioriteiten en duidelijke doelen.

Je kan taken in verschillende groepen indelen:

• Dagelijkse klusjes: dingen die elke dag terugkomen, zoals je uren bijhouden, je mail checken of inloggen op Slack. 
• Brandjes blussen: zaken die nú aandacht nodig hebben en die echt niet kunnen wachten.
• Belangrijke projecten: werk dat belangrijk is, maar geen harde deadline heeft. Lopende projecten bijvoorbeeld. 
• Kleine taken: dingen die weinig tijd kosten, zoals een mailtje sturen, een berichtje beantwoorden of je LinkedInprofiel updaten.

Meer weten? 14 Must Watch TED Talks for Entrepreneurs

10. Vind de juiste balans 

Als ondernemer ben je vaak geneigd om continu in de hoogste versnelling te staan. Logisch, want je wilt alles op alles zetten voor je bedrijf. Zorg wel dat je niet te hard van stapel loopt en neem ook de tijd om op adem te komen. Je hebt je energie en focus hard nodig voor de lange termijn. Ga je direct vol gas, dan is de kans groot dat je snel uitgeput raakt.

Vraag jezelf voor elk project af: wat is ‘goed genoeg’? Vind een balans in wat voldoende is voor je bedrijf én voor jezelf. Eindeloos verbeteren en perfectioneren vreet tijd en is vaak overbodig. Lever goed werk en durf het dan ook los te laten. Zo blijf je productief, zonder jezelf voorbij te lopen. 

— Carson Tate, auteur van Work Simply

11. Neem de tijd om te reflecteren

Als drukke ondernemer is het belangrijk om te reflecteren. Neem de tijd om na te denken en je gedachtes te laten bezinken.

Begin je dag met vijf minuten reflectie:

• Wat wil je vandaag écht voor elkaar krijgen?
• En sluit je planning aan op je doel?

Zet een alarm dat elk uur afgaat en vraag jezelf dan af:

• Ben ik nu bezig met wat echt belangrijk is? 
• Ben ik de persoon die ik wil zijn? 

Sluit je dag af met vijf minuten terugblikken:

• Wat heb ik vandaag geleerd? Is er iemand die ik wil bedanken of erkenning wil geven?
• Hoe kan ik morgen dingen anders aanpakken?

We denken dat goed timemanagement betekent dat je zoveel mogelijk gedaan moet krijgen. Toch klopt dit beeld niet helemaal. Sommige mensen die ik ken, krijgen ontzettend veel voor elkaar, maar zijn niet gestructureerd met hun tijd. Waar het om draait, is kiezen wat belangrijk is. Richt je daarop en laat de rest los. 

— Peter Bregman, Executive Leadership Coach

12. Maak ruimte voor strategisch ‘niets’ doen

Plan elke week twee tot vier uur ‘lege’ tijd in. Geen to-dolijstjes, geen vaste agenda- gewoon ruimte om kennis op te doen, te evalueren en te brainstormen. Voor veel drukke ondernemers klinkt dit vast als een onmogelijke taak. Toch laat onderzoek zien dat deze ‘ademruimte’ in je agenda om twee redenen goed is:

1. Als je agenda propvol zit en je jezelf geen moment rust gunt, raakt je hoofd overbelast. Je bent minder scherp en maakt fouten. Dat maakt het lastiger om tot nieuwe inzichten te komen.

2. Zonder tijd voor reflectie ben je vooral bezig met brandjes blussen in plaats van vooruit te kijken. In de beginjaren van Amazon, hield Jeff Bezos zijn maandagen en donderdagen helemaal vrij om na te denken over de toekomst van zijn bedrijf. Koester deze ‘vrije denktijd’, want zonder die momenten van even stilstaan, ben je alleen maar bezig met het oplossen van ad hoc problemen. Deze tijd wil je juist besteden aan het bepalen van de richting van je bedrijf.

— Jocelyn K. Glei, Work and Creativity Expert

13. Begin de dag met de belangrijkste taken 

Start je ochtend met wat echt belangrijk is. Onderzoek laat zien dat we ‘s middags, als we vermoeider zijn, vaak minder goede beslissingen nemen. Besteed daarom je ochtend aan taken die veel aandacht (en energie) vragen. 

Constant onder druk werken is ongezond. Het kan leiden tot overhaaste beslissingen waar je later spijt van krijgt. Voel je je vaak gehaast, of heb je het gevoel dat je overspoeld wordt door alle dingen die je nog moet doen? Dat is een teken om even pas op de plaats te maken. Neem de tijd om je situatie te overzien en ervan te leren. Beoordeel je succes niet alleen op basis van resultaten, want vaak komen successen ook voort uit dingen die wellicht niet op je to-dolijst stonden. Sta regelmatig even stil om je situatie te overzien, zo voorkom je dat je dezelfde fouten maakt.

— Kamil Rudnicki, CEO van TimeCamp

14. Begin klein en hou het simpel

Mijn wiskundeleraar zei vroeger altijd: “Als je vastloopt, schrijf dan gewoon wat getallen op. Voor je het weet, heb je de oplossing te pakken.” Ik merkte dat dit niet alleen bij wiskunde zo was, maar het eigenlijk ook in het dagelijks leven zo werkte. 

Loop ik vast met een project? Weet ik niet hoe ik moet beginnen? Of merk ik dat ik alles voor me uit schuif? Dan dwing ik mezelf om de kleinste, makkelijkste stap te nemen.

Ook stel ik mijn verwachtingen bij: in plaats van het hele project te willen afronden, focus ik me op een kleine, haalbare stap. Dat kan een klein zinnetje zijn, een aantekening of een eerste rij in mijn Excel sheet.

En wat blijkt? Vanuit daar werk je bijna altijd door en voor je het weet ben je uren bezig. Na die eerste stap heb je namelijk een beginnetje gemaakt. En achteraf vraag je je af waarom ‘beginnen’ in eerste instantie zo onmogelijk leek. 

— Mark Manson, three-time #1 New York Times bestseller auteur

15. Begin de dag vroeg 

Sta vroeg op! Als je kijkt naar de gewoontes van succesvolle mensen, zul je zien dat ze vroeg naar bed gaan en vroeg opstaan.

Door al actief te zijn voordat de dag echt begint, creëer je ruimte om in alle rust je plannen te maken en alvast wat taken af te ronden. Zo begin je de dag met een voorsprong en heb je minder last van afleiding of onderbrekingen.

— Brian Tracy, motivational speaker en schrijver

16. De Pomodorotechniek

Een goede tip voor drukke ondernemers is de Pomodorotechniek. Zet een timer voor 25 minuten en richt je volledig op één taak. Zorg dat je in deze 25 minuten geen afleiding hebt: vermijd e-mails en telefoontjes. Na afloop neem je een korte pauze van 5 minuten. Dat is één ‘Pomodoro’. Na vier Pomodoro’s neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. 

Met deze manier van werken lijken grote projecten een stuk minder overweldigend, omdat je ze in kleine, overzichtelijke stukjes opdeelt. Ook hou je focus en neem je tegelijkertijd genoeg pauze. Combineer deze aanpak met een agenda waarin je wat ruimte openhoudt. Zo heb je structuur om efficiënt te werken, maar ook de flexibiliteit om in te spelen op taken die onverwachts tussendoor komen. 

— Michael Sliwinski, oprichter van de productivity app, Nozbe

17. De Eisenhower-matrix 

Je inbox is overvol, je krijgt constant belletjes en je to-dolijst lijkt wel een never-ending story. Hoe ga je alles af krijgen? De truc is het stellen van prioriteiten. Hoe beter je dat doet, hoe efficiënter je werkt. De Eisenhower-matrix kan hierbij helpen. Deze methode helpt je om eerst goed na te denken, voordat je een nieuwe taak op je to-dolijst zet.

Begin met de taken die het meest dringend zijn en vraag je af: zijn deze taken ook écht belangrijk? Wat minder dringend is, plan je in voor later. Taken die niet zo belangrijk zijn, kun je wellicht uit handen geven. En als iets achteraf helemaal niet meer nodig blijkt? Dan kun je overwegen om die taak helemaal te laten vallen.

18. Maak een “5 before 11”- lijstje

Schrijf ‘s avonds vijf dingen op die je de volgende ochtend voor 11 uur wilt afvinken. Kies voor de to-do’s die je een stap dichter bij je doelen of prioriteiten brengen. Als je deze dingen voor 11 uur ‘s ochtends hebt gedaan, geeft dat een enorme boost. Je voelt je productief en tevreden, omdat je weet dat je vroeg op de dag al een aantal belangrijke dingen hebt afgerond. 

—Allyson Lewis, The Seven Minute Life

19. Maak je hoofd leeg 

Heb je het gevoel dat je hoofd overloopt van alle dingen die je nog moet doen? Neem even de tijd om orde in alle chaos te scheppen. Pak een post-it en schrijf alles op waar je over piekert. Kijk dan kritisch naar wat je hebt opgeschreven. Wat moet er écht gebeuren en wat kun je laten vallen? 

Kies vervolgens elke dag één taak van je to-dolijstje en rond deze af. Niet meer, niet minder. Op deze manier werk je langzaam maar zeker door je lijst heen, zonder jezelf gek te maken. Voor je het weet is je lijst leeg en is je hoofd een stuk rustiger.

Tip: kijk regelmatig nog eens naar je to-dolijst. Soms veranderen prioriteiten en dat is prima.

—Allyson Lewis, The Seven Minute Life

20. Gun jezelf de tijd 

Wees eerlijk tegen jezelf over hoe lang een project echt duurt. Dus niet hoe snel je het zou willen doen of afronden, maar hoe veel tijd het je daadwerkelijk kost. Als je dat hebt bepaald, stop dan met piekeren en ga aan de slag. Je druk maken over timemanagement is vaak tijdverspilling: terwijl je zit te tobben over hoe lang iets duurt, ben je namelijk niet bezig met de taak zelf. 

Het helpt om je te focussen op de eerstvolgende, concrete stap, in plaats van meteen naar het eindresultaat te willen springen. Ik betrap mezelf er vaak op dat ik te ongeduldig ben en alles in één keer wil afmaken, maar dat levert meestal alleen maar frustratie op. 

Ik merk zelf dat ik veel efficiënter werk als ik mezelf de tijd gun om iets rustig af te maken. Zonder haast of schuldgevoel, gewoon lekker doorwerken. Dat werkt voor mij het beste.

— David Seah, Productivity tool maker

21. Plan je taken een dag van tevoren in

Neem aan het eind van je werkdag de tijd om de volgende dag goed voor te bereiden. Maak een overzicht van de taken die je morgen wilt aanpakken en schat in hoeveel tijd je voor elke taak nodig denkt te hebben. Schrijf de taken vervolgens in je agenda en hou rekening met de afspraken die je al gepland hebt staan. 

Timemanagement begint met de juiste instelling. Als je je realiseert dat je zelf grotendeels kunt bepalen hoe je je dag indeelt, verandert er een hoop. Het geeft je meer rust, zowel in je werk als privé. 

— Helene Segura, expert op het gebied van productiviteit

Stop met het doelloos afwerken van takenlijstjes en kies de juiste strategie

Je agenda puilt uit en je to-dolijst lijkt eindeloos. In zo’n situatie voelt het alsof het onmogelijk is om grip te krijgen op je planning en tijd. Maar het kan echt anders. Dit artikel geeft je simpele tips & tricks om je tijd efficiënter in te delen. 

Het gaat niet om hard werken (juist niet!). Ben eerlijk naar jezelf en kijk waar je je tijd aan besteed. Zijn er dingen die veel tijd kosten en maar weinig opleveren? Die kun je beter laten vallen.

Kies een paar tips uit dit artikel en probeer ze eens uit. Je zult merken dat als je slimmer met je tijd omgaat, je niet alleen op je werk meer rust vindt. Ook privé voel je je waarschijnlijk een stuk relaxter. Meer controle over de dag betekent meer rust in je hoofd. Begin klein, met één of twee ideeën die je aanspreken, en voor je het weet merk je al verschil.